Eine Rechnung muss in Deutschland bestimmte Angaben enthalten, damit sie steuerlich und rechtlich gültig ist – unabhängig davon, ob sie per Hand, in Excel oder per Software erstellt wird.
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift | Eigene Firma bzw. Name plus Anschrift des Kunden |
| Steuernummer oder USt-ID | Vom Finanzamt zugeteilt |
| Ausstellungsdatum | Datum der Rechnungserstellung |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig, lückenlos nachvollziehbar |
| Menge und Art der Leistung | Was genau geliefert oder geleistet wurde |
| Leistungszeitpunkt | Wann die Leistung erbracht wurde |
| Entgelt und Steuersatz, oder Hinweis auf Steuerbefreiung | Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf §19 UStG statt Steuerausweis |
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, schreibt statt eines Umsatzsteuer-Betrags einen Hinweis wie „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet” auf die Rechnung.
Ja, solange alle Pflichtangaben enthalten sind. Eine Software wird erst sinnvoll, wenn Rechnungsvolumen, Mahnwesen oder Buchhaltung mehr Automatisierung brauchen.